O MEI emite nota fiscal de serviço pelo emissor nacional da NFS-e, sistema gratuito acessado no portal nfse.gov.br ou no aplicativo NFS-e Mobile, com login da conta gov.br. Basta fazer o primeiro acesso, cadastrar o serviço que presta, informar o CNPJ ou CPF do cliente e o valor. A nota sai na hora em PDF e XML, e é obrigatória sempre que o cliente for empresa.
Em resumo
- A NFS-e do MEI sai apenas pelo emissor nacional, no portal nfse.gov.br ou no app NFS-e Mobile, com login da conta gov.br e sem nenhum custo.
- A emissão é obrigatória quando o cliente é empresa; para pessoa física, só quando ela pede, embora emitir sempre organize o faturamento do ano.
- Nota emitida não se edita: com erro, cancela dentro do prazo do município e emite outra. A quantidade de notas não altera o valor do DAS mensal.
O emissor nacional substituiu o sistema da prefeitura
Desde setembro de 2023, o MEI prestador de serviço emite a NFS-e pelo emissor nacional, conforme resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional. Antes, cada prefeitura tinha seu próprio sistema, com cadastro, senha e layout diferentes. O padrão nacional unificou tudo: uma conta, um formulário e um documento com o mesmo formato em qualquer município.
O acesso acontece por dois caminhos equivalentes. No computador, o endereço é o portal nfse.gov.br, na área do emissor nacional. No celular, o aplicativo NFS-e Mobile, disponível para Android e iOS, faz a mesma emissão com menos campos na tela. Os dois usam a mesma conta e mostram o mesmo histórico de notas.
A entrada é feita com a conta gov.br, a mesma do Meu INSS, desde que esteja no nível prata ou ouro; quem tem conta bronze usa a senha própria do emissor, criada no primeiro acesso com dados do CNPJ e do responsável. Não é preciso comprar certificado digital nem token. Nota antiga emitida pela prefeitura continua válida; apenas as novas nascem no sistema nacional.
Passo a passo no portal e no aplicativo
O primeiro acesso é a etapa que mais gera dúvida, e acontece só uma vez. Depois de entrar com a conta gov.br, o sistema pede para confirmar os dados do CNPJ e cadastrar os serviços que o MEI presta. Esse cadastro cria os favoritos que aparecem prontos nas emissões seguintes, encurtando o processo.
- Entre no portal nfse.gov.br ou abra o NFS-e Mobile e faça login com a conta gov.br do titular do MEI (nível prata ou ouro) ou com a senha criada no primeiro acesso ao emissor.
- No primeiro acesso, confirme os dados da empresa e cadastre ao menos um serviço favorito, escolhendo a descrição mais próxima da atividade.
- Escolha emitir nota, informe o CNPJ ou CPF do cliente e confira o endereço que o sistema preenche automaticamente.
- Selecione o serviço prestado, descreva o que foi feito em linguagem clara e informe o valor total combinado.
- Revise a tela de resumo, confirme a emissão e baixe o PDF (DANFSe) e o XML para enviar ao cliente e guardar.
O PDF é o que o cliente costuma pedir por e-mail ou WhatsApp; o XML é o arquivo oficial, que a contabilidade e o próprio sistema reconhecem. Guarde os dois. O emissor mantém o histórico consultável, mas depender só dele para comprovar faturamento na declaração anual é arriscado.
Uma emissão de rotina, com serviço já favoritado, leva menos de dois minutos. O que atrasa é a primeira nota: escolher o serviço certo na lista e entender os campos. Vale fazer a primeira com calma, sem pressa, e não na frente do cliente esperando o comprovante.
Simplificada ou completa: a escolha depende do cliente
O emissor nacional oferece dois modos. Na emissão simplificada, o MEI informa apenas quem é o cliente, qual serviço prestou e o valor; o sistema preenche o restante com os dados do cadastro. Na emissão completa, aparecem campos adicionais, como local da prestação, detalhes de tributação e informações complementares.
Para a maioria dos MEIs, a simplificada resolve: serviço prestado no próprio município, cliente identificado, valor único. A completa faz sentido quando o serviço foi executado em outra cidade, quando o cliente exige um dado específico no corpo da nota ou quando há retenção que a contabilidade pediu para registrar.
Em caso de dúvida, comece pela simplificada. Se o cliente devolver a nota pedindo um campo que ela não tem, cancele e refaça na completa. Não existe nota melhor ou pior: as duas têm a mesma validade fiscal, e o que muda é apenas o nível de detalhe informado.
A obrigação vale para empresa; para pessoa física é opcional
A regra do Simples Nacional, na Resolução CGSN nº 140/2018, dispensa o MEI de emitir nota quando o cliente é pessoa física e não pede o documento. Quando o tomador é pessoa jurídica, a emissão é obrigatória, salvo se a empresa contratante emitir ela mesma um documento de entrada, o que é raro em serviços.
Na prática, empresa nenhuma paga um prestador sem nota: o financeiro precisa dela para lançar a despesa. Por isso, MEI que atende empresas emite nota em toda venda, e MEI que atende só pessoas físicas costuma emitir quando o cliente solicita, o que é um direito do consumidor.
Emitir para pessoa física mesmo sem pedido tem vantagem: cria registro organizado do faturamento, facilita a declaração anual e serve de comprovante de renda em análise de crédito ou aluguel. O custo é zero e o tempo é mínimo, então a decisão é apenas de rotina.
Serviço vai na NFS-e; produto e frete seguem outro caminho
A NFS-e cobre serviço, tributado pelo ISS municipal. MEI que vende produto emite outro documento, a NF-e ou a NFC-e, pelo sistema da Secretaria da Fazenda do estado, e para isso precisa de inscrição estadual. Quem faz as duas coisas, como um técnico que conserta e vende peças, pode precisar dos dois documentos.
O MEI caminhoneiro é o caso que mais confunde. Transporte de carga entre municípios ou estados é tributado pelo ICMS, e o documento correto é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), emitido em sistema estadual. Já frete dentro do mesmo município é serviço sujeito ao ISS e cabe na NFS-e.
Essa divisão vale para qualquer atividade: pergunte se o que foi vendido é um serviço ou uma mercadoria, e se a operação cruzou fronteira de município ou estado. Em caso de dúvida, o Sebrae mantém atendimento gratuito para MEI e resolve esse enquadramento antes da primeira nota errada.
Erros comuns começam antes da primeira nota
A maior parte dos problemas não está na tela de emissão, e sim no cadastro. CNAE que não corresponde ao serviço prestado, endereço desatualizado ou conta gov.br em nome de outra pessoa travam a emissão ou geram nota com dado errado, que depois precisa ser cancelada.
- Escolher serviço genérico demais na lista: o cliente empresa pode recusar a nota por não bater com o contrato.
- Digitar valor com desconto já aplicado e depois cobrar o total: a nota tem de refletir o que foi efetivamente pago.
- Emitir nota em nome do CPF em vez do CNPJ do MEI, sobretudo quando o gov.br mostra os dois perfis.
- Guardar só o PDF e descartar o XML, que é o arquivo que a contabilidade e a fiscalização reconhecem.
- Emitir nota de serviço para venda de mercadoria, o que é documento errado e não regulariza a operação.
Outro erro frequente é acumular notas e emitir todas no fim do mês, com data diferente da prestação. Não há multa automática por isso, mas o cliente empresa pode recusar nota de competência errada, e o faturamento fica descasado do que entrou na conta.
Se a tela de emissão não abre ou o CNPJ não é reconhecido, a causa mais comum é cadastro do MEI ainda não sincronizado, conta gov.br no nível bronze ou sem vínculo com o CNPJ. Refaça o login, aguarde e, se persistir, use os canais de atendimento indicados no próprio portal.
Cancelar é possível; editar, não
Nota emitida não se edita. Se saiu com valor, cliente ou serviço errado, o caminho é cancelar e emitir uma nova. O cancelamento é feito no próprio emissor nacional, na lista de notas, e pede um motivo. O sistema registra a nota cancelada, que continua visível no histórico.
O prazo para cancelar não é uniforme: cada município define o limite ou adota o do padrão nacional, e o emissor aplica a regra da cidade do prestador; confira o prazo na página da sua prefeitura. Por isso, confira o quanto antes se a nota saiu correta. Passado o prazo, o cancelamento pode exigir procedimento direto na prefeitura, o que é mais lento.
Quando o serviço foi desfeito depois da nota emitida e paga, a nota também deve ser cancelada, para que o faturamento declarado não fique maior do que o real. Guarde o comprovante de devolução junto ao registro do cancelamento, porque a contabilidade vai perguntar.
A nota não cria imposto novo para o MEI
Emitir NFS-e não gera cobrança adicional. O MEI paga o ISS em valor fixo dentro do DAS mensal, conforme as regras do Simples Nacional, independentemente de quantas notas emite ou do valor de cada uma. Isso desfaz o medo comum de que emitir nota aumenta o imposto.
O que a nota faz é registrar faturamento. A soma das notas do ano precisa caber no teto anual do MEI, publicado no Portal do Simples Nacional. Quem ultrapassa o limite precisa se desenquadrar e migrar para microempresa, com outra tributação. Acompanhar o total mês a mês evita surpresa.
O valor das notas também alimenta a declaração anual do MEI, a DASN-SIMEI, entregue até o fim de maio segundo a Receita Federal. Com todas as notas no emissor nacional, o total sai pronto; sem elas, o MEI precisa reconstruir o faturamento por extratos e recibos, o que é trabalhoso.
O próximo passo é fazer o primeiro acesso ao emissor nacional antes de precisar da nota: entrar com a conta gov.br, conferir o cadastro e favoritar o serviço principal. Emita a primeira nota para um cliente real e confira o PDF com calma. Com isso pronto, a rotina fiscal do MEI vira dois minutos por venda.