Assinatura eletrônica é qualquer forma de manifestar concordância por meio digital: clicar em aceitar, digitar o nome, desenhar na tela ou usar o gov.br. Assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, feita com certificado digital e criptografia, que prova quem assinou e que o documento não mudou. No Brasil, a Lei 14.063/2020 organiza isso em três níveis: simples, avançada e qualificada, esta última com certificado ICP-Brasil.
Em resumo
- Toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital: a digital exige certificado e criptografia; a eletrônica pode ser um simples clique.
- A Lei 14.063/2020 define três níveis, simples, avançada e qualificada, e só a qualificada usa certificado ICP-Brasil, com presunção legal de autenticidade.
- Entre particulares, vale o que as partes aceitarem; imóvel, cartório e nota fiscal de empresa exigem o nível qualificado, e o gov.br cobre o avançado sem custo.
Eletrônica é o gênero; digital é uma das espécies
A confusão vem do uso popular. No dia a dia, muita gente chama de assinatura digital qualquer assinatura feita no celular ou no computador. Tecnicamente, o termo amplo é assinatura eletrônica: qualquer dado em forma eletrônica associado a um documento com a intenção de assinar, do clique em aceitar até a biometria.
A assinatura digital é a espécie mais robusta desse gênero. Ela usa um par de chaves criptográficas vinculado a um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora. Ao assinar, o sistema gera um código único do documento, e qualquer alteração posterior quebra esse código, o que torna a adulteração detectável.
Na prática, a diferença aparece quando alguém contesta o documento. Uma assinatura eletrônica simples depende de provas ao redor: e-mail, IP, registro de acesso. A assinatura digital carrega a prova dentro de si: o certificado identifica o signatário e a criptografia atesta a integridade. É por isso que a lei trata os dois de forma diferente.
Três níveis de segurança definidos em lei
Segundo a Lei 14.063/2020, há uma escala de três níveis para as interações com o poder público, e essa escala virou referência também no setor privado. Cada nível responde a uma pergunta: quanto esforço foi feito para provar que aquela pessoa, e não outra, assinou aquele documento exato?
- Simples: identifica o signatário e anexa dados ao documento, sem garantia forte de identidade. Exemplo: marcar uma caixa de aceite ou digitar o nome num formulário.
- Avançada: usa certificado não emitido pela ICP-Brasil ou outro meio que vincule a assinatura ao signatário de forma exclusiva, com detecção de alteração posterior. Exemplo: a assinatura gov.br.
- Qualificada: usa certificado digital ICP-Brasil, como e-CPF ou e-CNPJ, emitido por autoridade credenciada pelo ITI. É a única com presunção legal de veracidade.
A qualificada tem esse status porque, de acordo com a Medida Provisória 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil, os documentos assinados nesse padrão têm presunção de verdade em relação aos signatários. As outras duas são válidas, mas quem quiser contestar tem mais margem para discutir a identidade de quem assinou.
Isso não significa que a simples seja inútil. Para aceitar termos de uso de um aplicativo ou confirmar uma reserva, ela cumpre o papel com custo zero. O erro é usar o nível baixo em documento de alto valor, ou exigir o nível alto onde a burocracia afasta o cliente sem ganho real de segurança.
Certificado digital é a chave, não a assinatura
Outra dúvida frequente é a diferença entre certificado digital e assinatura eletrônica. O certificado é um arquivo ou dispositivo que identifica uma pessoa ou empresa, como um documento de identidade eletrônico. A assinatura é o ato de usar esse certificado para firmar um documento. Um é a ferramenta; o outro, o resultado.
No Brasil, os certificados ICP-Brasil vêm em dois formatos principais. O A1 é um arquivo instalado no computador, com validade mais curta. O A3 fica em token USB, cartão ou nuvem, com validade mais longa e a chave protegida fora da máquina. A escolha depende de quantas pessoas assinam e de onde.
Quem tem certificado consegue assinar em qualquer nível, inclusive o qualificado. Quem não tem ainda assim pode produzir assinatura eletrônica simples ou avançada, por plataformas de assinatura ou pelo gov.br. Ou seja: o certificado é pré-requisito só da assinatura qualificada, e não da assinatura eletrônica em geral.
O gov.br assina de graça no nível avançado
O portal gov.br oferece um serviço de assinatura eletrônica gratuito, classificado como avançado pela própria plataforma. Ele está disponível para contas nos níveis prata e ouro, que exigem validação de identidade por banco credenciado, biometria facial ou certificado digital. A conta bronze, criada só com CPF e dados básicos, não assina.
O fluxo é simples: a pessoa envia o PDF, posiciona a assinatura e confirma com o código enviado ao aplicativo gov.br. O documento sai com um carimbo verificável, e qualquer um pode conferir a autenticidade no próprio portal, sem precisar de software especial. Isso resolve a maioria dos contratos de prestação de serviço.
O que a assinatura gov.br não faz é substituir o certificado ICP-Brasil onde a lei exige o nível qualificado. Para um MEI assinar contrato com cliente, proposta comercial ou termo de aceite, ela basta. Para transferir um imóvel ou assinar nota fiscal de empresa que não seja MEI, não.
Em contrato entre particulares, o acordo das partes decide
A Lei 14.063/2020 regula as interações com órgãos públicos. Entre empresas e pessoas, quem manda é o Código Civil e a Medida Provisória 2.200-2/2001, que admite qualquer meio de assinatura eletrônica desde que aceito pelas partes. Se os dois lados concordaram em assinar por plataforma de assinatura eletrônica, o contrato vale.
O ponto sensível é a prova. Um contrato com assinatura simples pode ser questionado com o argumento de que outra pessoa clicou. Por isso, plataformas sérias registram trilha de auditoria: horário, endereço IP, e-mail confirmado, geolocalização. Esses registros transformam uma assinatura fraca em evidência forte quando há disputa.
Para cobrar dívida em juízo com mais rapidez, o Código de Processo Civil trata o contrato assinado pelo devedor e por duas testemunhas como título executivo. No meio eletrônico, o art. 784, § 4º, dispensa as testemunhas quando a integridade é conferida por provedor de assinatura, como o STJ já admitia. Em valor alto, prefira mesmo assim o nível qualificado: reduz a margem de contestação da autoria.
Cartório e imóvel pedem o nível qualificado
Alguns atos não aceitam assinatura simples nem avançada. Conforme a Lei 14.063/2020, é exigida assinatura qualificada na transferência e no registro de bens imóveis e na emissão de notas fiscais eletrônicas, com exceção para pessoa física e MEI, que podem usar o nível avançado. Nesses casos, o certificado ICP-Brasil é obrigatório.
Os cartórios brasileiros passaram a lavrar atos notariais eletrônicos pela plataforma e-Notariado, mantida pelo Colégio Notarial do Brasil, conforme provimento do Conselho Nacional de Justiça. A escritura é assinada por videoconferência com o tabelião, usando certificado digital, o que permite comprar um imóvel em outro estado sem viajar.
Procurações, reconhecimento de firma e autenticação também têm versão eletrônica no ambiente notarial. A regra prática: se o ato exigiria comparecer ao cartório no mundo físico, exige certificado digital no mundo eletrônico. Se era um contrato particular assinado na mesa da empresa, a assinatura eletrônica avançada costuma bastar.
Como escolher o nível para cada documento
A escolha não é técnica, é de risco. Pergunte qual é o prejuízo se a assinatura for contestada com sucesso e qual é a fricção para quem assina. Documento de rotina com valor baixo aceita nível baixo; documento que muda patrimônio ou vínculo duradouro merece o nível alto.
- Termos de uso, aceite de política e confirmação de pedido: assinatura simples, com registro de data, hora e IP.
- Contrato de prestação de serviço, proposta comercial, distrato e recibo: assinatura avançada, via gov.br ou plataforma com trilha de auditoria.
- Contrato de valor alto, confissão de dívida e documento societário: assinatura qualificada com e-CPF ou e-CNPJ, ou avançada com duas testemunhas.
- Escritura, compra e venda de imóvel e procuração pública: ato notarial eletrônico com certificado digital, pelo e-Notariado.
- Nota fiscal eletrônica de empresa: certificado ICP-Brasil obrigatório, salvo MEI e pessoa física, que podem usar o avançado.
Antes de assinar um documento recebido, verifique quem emitiu o certificado, se a plataforma permite conferir a autenticidade por código e se o PDF final está protegido contra alteração. Um documento que qualquer um edita depois de assinado não é assinatura eletrônica: é imagem de rubrica colada num arquivo.
O próximo passo é mapear os documentos que o seu negócio assina e classificar cada um nos três níveis. Ative a conta gov.br no nível prata ou ouro para cobrir o avançado sem custo e avalie um e-CNPJ apenas se houver ato que exija o qualificado. Esse mapa evita tanto a burocracia inútil quanto o contrato frágil.